Intro

We hebben er allemaal mee te maken in onze dagelijkse bezigheden. De uitdaging om gefocust te blijven op het doel of de doelen welke we proberen te halen. Deze post gaat over focus en doelmatigheid in een arbeidsomgeving. Inzichten zijn ook vertaalbaar naar bezigheden buiten een arbeidsomgeving, let hierbij wel op dat wat ik verder in deze blog vertel op basis van eigen ervaring is. Wat voor mij werkt hoeft absoluut niet te gelden voor elke andere lezer.

Aanleiding voor blog

De reden voor het schrijven van deze post is eigenlijk vrij simpel. Ik was wat aan het bladeren door foto’s welke ik over de afgelopen jaren heen schoot. Daarbij kwam ik op een foto met zicht op 1 van de afbouwkades waar we bij Royal IHC onze schepen afbouwen en inbedrijfstellen. Op het eerste gezicht een niet veel zeggende foto. Er staat in de verte een van de pijpenleggers op waar we toen aan werkten, daarvoor een walkraan, een aantal opgeslagen secties (de bouwblokken van een schip) en wat werknemers welke het terrein passeren. De foto een beetje overdenkend (het is er namelijk een van bijna 5 jaar geleden) begon het me te dagen…was dat niet die foto waarop…
Inderdaad, het was die foto waarbij toevallig die mooie ochtend een moedereend en haar kroost mijn pad kruisten! Toen een leuk tafereeltje en vandaag inspiratie voor een artikeltje over focus om verschillende redenen. Focus aanleggen op de foto zorgde ervoor dat ik het treintje eenden mooi kon uitlichten. Terugdenkend aan het tafereeltje, ik ben toen wat meters meegelopen met de kleine stoet om te bekijken of moedereend het juiste richtingsgevoel had. Ondanks dat er aardig wat bedrijvigheid was wist moedereend haar weg te vinden terwijl ze ook nog haar kroost in de gaten hield. Moedereend was gefocust.

Persoonlijk leertraject

Het werken in een complex technische omgeving met verantwoordelijkheid voor collega’s werkend in verschillende disciplines op verschillende projecten vraagt mij om doelmatig en gefocust te werken. Dit is nodig om niet te verzanden in zaken of materie welke uiteindelijk weinig tot niet bijdragen aan mijn doelen. Ik zal direct bekennen, aan het begin van mijn carrière was ik niet goed in het behalen van doelen en de daarbij benodigde doelgerichtheid (focus). Terugdenkend aan die periode kwam dit er onder andere door doordat ik nog onvoldoende zeker was in het stellen van prioriteiten. Over de afgelopen jaren ben bewust bezig geweest mezelf op deze elementen te trainen. Ik ben hier beter in geworden, maar ik leer elke dag nog! Dit brengt me op de 3 deelonderwerpen voor dit artikeltje. Doelmatigheid, prioriteiten stellen en focus.

Eigen inzicht wat betreft doelmatigheid, prioriteiten en focus

Ik kwam er namelijk achter dat gefocust zijn of dit willen zijn voor mijzelf niet per se een drijfveer is. Wat voor mij werkt is dat ik heldere doelen heb, bijvoorbeeld: Schip opleveren op datum x, starten met inbedrijfstellen van koelwater- en brandstofsysteem op datum y, verhogen van de bezetting van discipline z met 50% op een bepaald project vanaf volgende maand, etc. In mijn huidige functie kan ik (persoonlijke) doelen stellen vanuit verschillende bronnen. De scheepsprojecten worden gedreven door projectdoelstellingen. Soms zijn deze projectdoelstellingen 1 op 1 over te nemen, maar lang niet altijd. Voor mij is het dan de uitdaging deze uit te rafelen naar wat onderliggende doelen om zo over tijd te werken naar het bovenliggende doel. Verder heb ik ook een lijnverantwoordelijkheid en vanuit deze invalshoek een andere bron van doelen. Het hebben van doelen betekent nog niet dat ik doelmatig bezig ben waarbij ik er vanuit ga dat doelmatig in deze context inhoudt: Het bereiken van een doel met gebruik van zo weinig mogelijk middelen als bijvoorbeeld tijd, kosten en arbeid. Een van de zaken die mij helpt om doelmatig te zijn is het stellen van prioriteiten: Welk doel of handeling krijgt voorrang boven anderen. Antonio Nieto-Rodriguez schrijft voor Harvard Business Review in 2016 over prioriteren en houden van focus. Hierin omschrijft hij doelmatigheid binnen bedrijven als een 5-trapsraket. Hij adviseert hierin op de volgende gebieden binnen een organisatie achtereenvolgens duidelijkheid te hebben: Organisatiedoelstelling, prioriteiten, projectkeuze, inzet van mensen, meten van prestatie en richten op onder controle houden van procesinputs.

Zelfontwikkeling op doelmatigheid, prioriteiten en focus

Ik zal niet de onderbouwing van Nieto-Rodriguez verder uitlichten, hiervoor raad ik aan zijn artikel te lezen. Wat mij wel bezighoudt, gelijk aan wat Nieto-Rodriguez stelde, is constant mijn doelen in zicht te houden. Daarbij probeer ik ook alert te blijven op het feit dat mijn doelstellingen kunnen veranderen en soms zelfs moeten kunnen veranderen. Op basis van deze doelstellingen stel ik prioriteiten. Over de jaren heb ik meer verantwoordelijkheden gekregen binnen mijn functies en ben ik dus ook veel situaties tegengekomen waarin keuzes maken en stellen van prioriteiten nodig was om gestructureerd bepaalde hoeveelheden werk weggewerkt te krijgen. Keuzes maken en prioriteiten stellen zijn aspecten waar je beter in kan worden door oefening. Net zoals met het beoefenen van een sport, leer je op gegeven moment situaties herkennen en krijg je meer gevoel voor belang en urgentie. Door hier veel mee te oefenen komt het maken van keuzes en prioriteren zo meer in je “spiergeheugen” te zitten. Samengevat helpen inzicht in mijn doelstellingen en prioriteren in het kunnen focussen op wat van belang is. In leidinggevende posities zorgt dit er daarnaast voor dat het je in staat stelt beslissingen te maken voor jezelf, maar belangrijker nog voor anderen. Dit laatste bijvoorbeeld wanneer een ander wel verzand is geraakt in details, moeite heeft om overzicht te houden of veel last heeft van verstorende factoren in zijn of haar werkzaamheden.

Focus en beslissingen maken

Het maken van keuzes gaat in een bedrijfsmatige omgeving vaak hand in hand met het nemen van risico’s. Dit is waar succesvolle ondernemingen zich vaak onderscheiden van minder succesvolle, maar ditzelfde geldt ook voor leidinggevenden. Velen kennen de uitdrukking “Geen beslissing nemen is vaak slechter dan de verkeerde beslissing nemen”. In mijn ervaring klopt dit doorgaans wel. Dit hangt in mijn geval vaak niet aan het directe effect van een beslissing maar vaker aan indirecte effecten. Door wel een beslissing te nemen gaan andere opvolgende processtappen door en zorg je er in ieder geval voor dat anderen ook verder kunnen met hun werkzaamheden en niet stil komen te staan. Met dit laatste voorkom je verder verlies of schade. Vergelijk het met het op tijd toevoegen van motorolie in een motor: Vaak is het niet erg als je besluit een ander merk olie van hetzelfde type olie in een motor te doen als je niet zeker weet welk merk een motorfabrikant aanraadt, helemaal niet bijvullen kan tot gevolg hebben dat een motor defect raakt. In de gedragswetenschap wordt dit risico-aversie genoemd. Kort gezegd gaat het hier om de mate waarin gedrag beïnvloedt wordt door de mate waarin men geneigd is risico’s te meiden. Zie voor wat verdieping in risico-aversie bijvoorbeeld het artikel “Your company is too risk-averse” uit 2020 door Lovallo, Koller, Uhlaner en Kahneman. 

Samengevat

In mijn geval zorgt het stellen van heldere doelstellingen, stellen van prioriteiten en het durven maken van beslissingen en keuzes ervoor dat ik gefocust kan blijven. Ik probeer niet te lang te blijven nadenken over verschillende scenario’s en uitkomsten van een beslissing. Uiteraard maak ik voor mezelf vaak wel een onderbouwde afweging tussen verschillende beslisrichtingen, maar ga daarna snel over tot het maken van een beslissing. Hierna blijf ik niet constant terug kijken naar deze beslissing tenzij hier een goede reden voor is.
Ik kom hiermee voor nu aan eind van mijn stukje over gefocust blijven. Zie voor andere blogs welke ik schreef in het kader van management en eigen ervaringen op dit gebied, bijvoorbeeld: Float like a butterfly sting like a bee, Adversity and communication  en Maximize your added value.